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Mit ECM (Enterprise-Content-Management) bezeichnet man Methoden und Techniken, die der Erfassung, Verwaltung, Organisation und Bereitstellung von Inhalten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in einem Unternehmen dienen. ECM ist in der Lage dabei strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzuführen und so mehr Entscheidungshilfen zur Verfügung zu stellen.

Die typischen datenbankbasierten Unternehmens- Anwendungen können in der Regel nur strukturierte Informationen richtig nutzen. Diese Unternehmens- Applikationen verfügen meist nicht über ECM- Funktionen, mit deren Hilfe sie unstrukturierte Inhalte managen und sie für den Nutzer mit in die Prozesse integrieren können.

Warum ist der Einsatz von ECM wichtig?

Unstrukturierte Informationen in einer Datenbank, wie zum Beispiel E-Mails, Dokumente, Videos, Social Media Daten etc. machen durchschnittlich bis zu 80 Prozent der Informationen in einem Unternehmen aus, erscheinen aber nicht strukturiert in einer Datenbank und ist daher nicht zur Entscheidungs- Findung nutzbar.

Wenn diese unstrukturierten Informationen nicht richtig verwaltet und dokumentiert werden, gehen wichtige Informationen verloren, die der Entscheidungs- Findung dienen könnten. Daher wird hier eine Möglichkeit benötigt, diese Inhalte in geschäftliche Erkenntnisse zu wandeln, indem sie mit Hilfe von ECM erfasst, aktiviert, analysiert und gesteuert werden können. Informationen zu dieser Lösung finden Sie zum Beispiel auf PerceptiveSoftware.

Enterprise-Content-Management geht von dem Ansatz aus, quasi alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung bereitzustellen. ECM umfasst dabei herkömmliche Informationstechniken wie Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Workflow-Management, Archivierung, etc.

Das Hauptziel von ECM ist Daten- und Dokumentenredundanz (Vermeidung von doppelten Daten) zu vermeiden, den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen zur Verfügung zu stellen. ECM ist damit also eine Basistechnologie zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und der Steuerung der Prozesse.